Внедрение ежедневной отчетности в отделе продаж является одним из важнейших инструментов систематизации и управления. Это решает задачи своевременности предоставления результатов дня, дисциплинирует сотрудников и позволяет руководителю корректировать планы и прогнозировать итоги текущего периода.
Стратегические отчеты
Существует много разных инструментов, которые собирают данные в единое окно - это CRM, таблицы, сквозная аналитика и т.д. Чем больше в них накапливается информации, тем точнее можно оценить и проанализировать результаты работ за определенный период, сравнивая необходимые показатели между собой. Это стратегические отчеты. Они позволяют выстраивать стратегическую перспективу, понимать какие решения нужно принять в-первую очередь.
Это неотъемлемый атрибут работы любого отдела продаж.
Качество стратегических отчетов зависит от того, насколько правильно и корректно сотрудник вносит данные, на основании которых формируются итоговые результаты.
Операционные отчеты
Операционные отчеты - самые интересные и самые главные. Операционные отчеты - это пульс компании. Рассмотрим пример, у директора по продажам в определенный момент было от 14 до 20 РОП в подчинении, и у каждого РОПа было от 5 до 17 сотрудников. Чтобы принимать решения, директору необходимо быстро реагировать, а чтобы быстро реагировать нужна информация. Она собрана в стратегические отчеты. Он получает там данные, но он тратит на это время. Когда в ОП были внедрены операционные отчеты в виде отправленного сообщения, жизнь стала намного легче. По окончанию рабочего дня каждый сотрудник заполняет и отправляет отчет своему руководителю, в котором есть все ключевые цифры. У руководителя появляется информация (пульс отдела продаж), где он четко понимает, что ему нужно делать, на каких сотрудников обратить внимание, он видит сводку дня, сразу понимает, какую группу своих менеджеров он будет завтра брать в оборот. Образуется примерный план работы и определяется время, которое будет потрачено на каждого сотрудника. В этом удобство.
Второе преимущество операционных отчетов, о котором мало кто знает и говорит, заключается в том, что сотрудник, когда готовит такой отчет, автоматически программирует себя на выполнение показателей, потому что он в этих отчетах видит сколько денег или какой результат он достигнет к концу месяца. В этом есть особый смысл операционных отчетов. Когда человек отправляет отчеты в чат, а не просто заполняет в таблице, у него психологически запускается чувство ответственности и в итоге он относится к этому сообщению серьезнее.
В чем же основное отличие отчетов?
Стратегические отчеты накапливают информацию. Их срок годности - вечность, они всегда актуальны. Операционные отчеты - наоборот. Их срок годности - 24 часа. Сегодня пришла СМСка и она сегодня будет проанализирована, а завтра по ней будет выполнена работа и т.д.
Отчет должен содержать данные по каждому ключевому показателю, которые определены для каждой должности. Напомним, есть разные показатели: количественные, качественные и финансовые. По количественным и финансовым показателям в отчете указываются цифры: сделано за сегодня, сделано на текущую дату и прогноз. И так по каждому показателю, который есть в данной должности.
Данные по качественным показателям, например, средний чек или конверсия, всегда смотрится на текущую дату.
Пример:
Иванов
Отчет за 10.08
Продажи: сегодня - 149 000/ на текущий момент - 450 000/ прогноз - 1 000 000
Количество сделок 1/12/24
Звонки 55/150/300
Встречи 2/14/28
Конверсия в заявку 12%
Средний чек 112 000
Таким образом должно выглядеть СМС
Таблица отчетов Дашборд
В тех случаях, когда в компании еще не настроена CRM-система, подготавливается специальная таблица, где с первого дня начинают консолидироваться данные, которые необходимы.
В этой таблице должно быть:
Ежедневно сотрудник заполняет свои показатели за день, формулы автоматически просчитывают и отображают данные, необходимые для отправки в итоговом сообщении.
Также при отсутствии CRM-системы можно вести отчеты по клиента для каждой должности. Например, отчет “Фермеры”, там находятся все контакты, которые за ним закреплены. Это статичная история, где можно добавить или убрать клиента, указаны даты контакта, события, компанию и т.д. Это постановщик, где видно, когда и с кем нужно пообщаться.
Есть также таблица, которая позволяет контролировать работу “Хантера”. Там есть дата появления этого контакта в ведомстве хантера, компания, дата коммуникации и т.д. Здесь идет постоянная работа. Благодаря такой таблице вы получаете четкое количество клиентов хантера, конверсия по каждому клиенту и прочее.
Шаблон “Маркетинг” - таблица, где фиксируется данные за определенный период, расход, количество заявок, клиентов и т.д. Эта таблица администрирует работу маркетолога.
Конечно, каждая компания индивидуальна и изначально важно определить ключевые показатели для каждой должности, характерные именно для Вашей ниши.
Отчеты - это способ контроля ключевых показателей отдела продаж. Ежедневное заполнение и отправка отчета менеджером по итогу дня- это ответственность за свой результат, концентрация на цели и понимание прогноза по заработной плате.
Для владельца бизнеса - это пульс компании! Отчет, получаемый в удобном формате и с заданной регулярностью позволяет отслеживать данные в пассивном режиме и ежедневно контролировать необходимые результаты! они не только позволяют руководителю принимать необходимые решения, но и дисциплинируют сотрудника, фокусируя его на своих ключевых точках.
Стратегические отчеты
Существует много разных инструментов, которые собирают данные в единое окно - это CRM, таблицы, сквозная аналитика и т.д. Чем больше в них накапливается информации, тем точнее можно оценить и проанализировать результаты работ за определенный период, сравнивая необходимые показатели между собой. Это стратегические отчеты. Они позволяют выстраивать стратегическую перспективу, понимать какие решения нужно принять в-первую очередь.
Это неотъемлемый атрибут работы любого отдела продаж.
Качество стратегических отчетов зависит от того, насколько правильно и корректно сотрудник вносит данные, на основании которых формируются итоговые результаты.
Операционные отчеты
Операционные отчеты - самые интересные и самые главные. Операционные отчеты - это пульс компании. Рассмотрим пример, у директора по продажам в определенный момент было от 14 до 20 РОП в подчинении, и у каждого РОПа было от 5 до 17 сотрудников. Чтобы принимать решения, директору необходимо быстро реагировать, а чтобы быстро реагировать нужна информация. Она собрана в стратегические отчеты. Он получает там данные, но он тратит на это время. Когда в ОП были внедрены операционные отчеты в виде отправленного сообщения, жизнь стала намного легче. По окончанию рабочего дня каждый сотрудник заполняет и отправляет отчет своему руководителю, в котором есть все ключевые цифры. У руководителя появляется информация (пульс отдела продаж), где он четко понимает, что ему нужно делать, на каких сотрудников обратить внимание, он видит сводку дня, сразу понимает, какую группу своих менеджеров он будет завтра брать в оборот. Образуется примерный план работы и определяется время, которое будет потрачено на каждого сотрудника. В этом удобство.
Второе преимущество операционных отчетов, о котором мало кто знает и говорит, заключается в том, что сотрудник, когда готовит такой отчет, автоматически программирует себя на выполнение показателей, потому что он в этих отчетах видит сколько денег или какой результат он достигнет к концу месяца. В этом есть особый смысл операционных отчетов. Когда человек отправляет отчеты в чат, а не просто заполняет в таблице, у него психологически запускается чувство ответственности и в итоге он относится к этому сообщению серьезнее.
В чем же основное отличие отчетов?
Стратегические отчеты накапливают информацию. Их срок годности - вечность, они всегда актуальны. Операционные отчеты - наоборот. Их срок годности - 24 часа. Сегодня пришла СМСка и она сегодня будет проанализирована, а завтра по ней будет выполнена работа и т.д.
Отчет должен содержать данные по каждому ключевому показателю, которые определены для каждой должности. Напомним, есть разные показатели: количественные, качественные и финансовые. По количественным и финансовым показателям в отчете указываются цифры: сделано за сегодня, сделано на текущую дату и прогноз. И так по каждому показателю, который есть в данной должности.
Данные по качественным показателям, например, средний чек или конверсия, всегда смотрится на текущую дату.
Пример:
Иванов
Отчет за 10.08
Продажи: сегодня - 149 000/ на текущий момент - 450 000/ прогноз - 1 000 000
Количество сделок 1/12/24
Звонки 55/150/300
Встречи 2/14/28
Конверсия в заявку 12%
Средний чек 112 000
Таким образом должно выглядеть СМС
Таблица отчетов Дашборд
В тех случаях, когда в компании еще не настроена CRM-система, подготавливается специальная таблица, где с первого дня начинают консолидироваться данные, которые необходимы.
В этой таблице должно быть:
- Дата. Сотрудник в начале месяца ставит те даты, которые он планирует по графику работы, актуализирует свои данные. Формула автоматически указывает количество дней
- Финансы (объем продаж)
- Звонки
- Встречи
- Сделки (шт)
Ежедневно сотрудник заполняет свои показатели за день, формулы автоматически просчитывают и отображают данные, необходимые для отправки в итоговом сообщении.
Также при отсутствии CRM-системы можно вести отчеты по клиента для каждой должности. Например, отчет “Фермеры”, там находятся все контакты, которые за ним закреплены. Это статичная история, где можно добавить или убрать клиента, указаны даты контакта, события, компанию и т.д. Это постановщик, где видно, когда и с кем нужно пообщаться.
Есть также таблица, которая позволяет контролировать работу “Хантера”. Там есть дата появления этого контакта в ведомстве хантера, компания, дата коммуникации и т.д. Здесь идет постоянная работа. Благодаря такой таблице вы получаете четкое количество клиентов хантера, конверсия по каждому клиенту и прочее.
Шаблон “Маркетинг” - таблица, где фиксируется данные за определенный период, расход, количество заявок, клиентов и т.д. Эта таблица администрирует работу маркетолога.
Конечно, каждая компания индивидуальна и изначально важно определить ключевые показатели для каждой должности, характерные именно для Вашей ниши.
Отчеты - это способ контроля ключевых показателей отдела продаж. Ежедневное заполнение и отправка отчета менеджером по итогу дня- это ответственность за свой результат, концентрация на цели и понимание прогноза по заработной плате.
Для владельца бизнеса - это пульс компании! Отчет, получаемый в удобном формате и с заданной регулярностью позволяет отслеживать данные в пассивном режиме и ежедневно контролировать необходимые результаты! они не только позволяют руководителю принимать необходимые решения, но и дисциплинируют сотрудника, фокусируя его на своих ключевых точках.