Как управлять временем, не утопая в рутине
Если вы руководите отделом продаж, то, скорее всего, ваш рабочий день выглядит как нескончаемый пожар. Утром — совещание, потом — вопросы от менеджеров, срочный отчёт, просевшие цифры в CRM, звонки, проверки задач. И вот уже 19:00, а вы только садитесь думать о стратегии. Знакомо?
Так было и в одном из проектов, с которым мы работали. Руководитель отдела продаж — энергичный, инициативный, опытный. Но по факту он тратил весь день на мелкие задачи: от «посмотреть письмо клиента» до «разобраться, кто не позвонил по лиду».
Когда мы замерили его загрузку, оказалось, что 70% времени уходит не на управление, а на реактивное тушение мелочей. И только 30% — на то, что действительно двигает продажи вперёд: стратегия, развитие команды, анализ.
Проблема не в том, что он плохой руководитель. Проблема в том, что времени на управление просто не остаётся.
I. Где на самом деле уходит время
Первое, с чего мы начали — это замер времени. Без иллюзий, без «по ощущениям». Просто 5 дней подряд: куда ушло время, на что, сколько.
Результаты удивили даже самого РОПа:
- 32% времени — на «быстрые» просьбы от команды;
- 18% — на ручную проверку CRM;
- 11% — на встречи без конкретной цели;
- 9% — на мелочи: оформление, документы, внутренняя почта.
И только 17% — на задачи, за которые он на самом деле получает деньги: управление, развитие, контроль, стратегия.
Что мы сделали:
- Разделили задачи на: делегировать, автоматизировать, оставить;
- Настроили хронометраж и систему ежедневного самоконтроля;
- Применили матрицу Эйзенхауэра для расстановки приоритетов;
- Передали мелкие задачи старшему менеджеру.
Через месяц у РОПа появилось 10–12 дополнительных часов в неделю. Эти часы ушли не в «пожары», а в рост отдела.
II. Технология против хаоса
Следующий шаг — внедрение инструментов, которые систематизируют. Потому что если ты управляешь из головы и через мессенджер — ты не управляешь, ты выживаешь.
Что мы внедрили:
- Google Calendar и утреннее 15-минутное планирование;
- CRM (Bitrix24) с автоматической постановкой задач;
- Ежедневные «помидоры» по 25 минут — на глубокую работу без отвлечений;
- Разделение дня на стратегические и операционные блоки;
- Настройку регулярных отчётов без ручного ввода.
Руководитель впервые за долгое время смог по 2–3 часа подряд работать над воронкой, стратегией найма, планами роста. Без мессенджеров, отвлечений и микрозадач.
К концу второго месяца количество зависших задач сократилось на 60%. А сам руководитель стал спокойнее, увереннее — потому что он больше не был в роли загнанного координатора.
III. Делегирование: не «скинуть», а вырастить
Многие РОПы держат всё на себе. Из лучших побуждений: «сам быстрее», «никто лучше не сделает». Но это ловушка.
В нашем кейсе это выглядело так: руководитель лично напоминал менеджерам о звонках, сам звонил клиентам на поздних этапах, проверял КП, был в каждом споре.
Мы разложили задачи и обозначили, что действительно его зона ответственности:
- Назначили старшего менеджера по внутреннему контролю;
- Автоматизировали отчёты;
- Внедрили еженедельные 15-минутные встречи с командой;
- Перешли от микроконтроля к системному чек-листу выполнения.
И знаете, что произошло?
Команда выросла. Менеджеры стали самостоятельнее, начали брать ответственность, вовлекаться. А РОП — наконец стал руководить, а не затыкать дыры.
Вывод: время — ваш стратегический ресурс
Через 3 месяца работы у руководителя появилось главное — пространство для управления. Не на эмоциях, не «на бегу», а по системе.
Эффективный тайм-менеджмент — это не история про таймеры. Это про то, чтобы вы, как РОП, делали то, что меняет результат. Всё остальное — либо передаётся, либо автоматизируется.
А как это выстроить — пошагово, структурно, с реальными примерами — я подробно разбираю в книге «Отдел продаж на всю жизнь». Эта книга не про теорию, а про практику, которая уже помогла сотням руководителей вернуть себе контроль и выстроить сильные команды. Прочитайте — и вы узнаете, как вернуть себе время, энергию и результаты.